Kas Kecil

(Petty Cash)

1.                      Pengertian Kas

Menurut Akuntansi yang dimaksud dengan Kas adalah segala sesuatu (baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya.

Didalam PSAK No. 2 dinyatakan, Kas terdiri dari saldo kas (cash on hand) dan rekening giro. Sedangkan setara kas (cash equivalent) menurut SAK ETAP adalah investasi jangka pendek dan snagat likuid yang dimiliki untuk memenuhi komitmen kas jangka pendek, bukan untuk tujuan investasi atau lainnya. (Dewan Standar Akuntansi Keuangan, 2011 : 28)

2.                      Pengertian Kas Kecil

Dana kas kecil adalah dana khusus yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran operasional perusahaan yang harus segera dilakukan yang jumlahnya retif kecilserta tidak ekonomis dan praktis apabila dibayar dengan cek atau  giro.

Definisi Kas Kecil Menurut Para Ahli

•                     WEYGANDT

Dana kas kcil adalah dana kas yangdigunakan untuk membiayai pengeluaran dengan jumlah yang kecik dan masih dapat dikendalikan.

•                     ZAKI BARIDWAN

Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan perusahaan untuk membayar pegeluaran-pengluran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek.

•                     JOHAR ARIFIN

Dana kas kecil adalah dana yang disisihkan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran dengan jumlah yng reltif kecil.

Sementara itu, menurut KBBI kas adalah tempat menyimpan uang; tempat membayar dan menerima uang; keluar masuknya uang.

Kesimpulannya, kas kecill adalah dana khusus yang disediakan oleh perusahaan untuk membayar pengeluaran operasional yang perlu segera dilakukan dan jumlah relatif kecil serta tidak ekonomis apabila dibayar dengan cek atau giro.

Dana kas kecil dibentuk berdasarkan perkiraan pengeluaran biaya operasional perusahaan yang relatif kecil pada waktu tertentu, misalnya untuk keperluan satu bulan. Selanjutnya perusahaan akan mengeluarkan cek lalu mencairkan di bank untun mengisi dana tersebut. Dalam sistem pengendalian intren, pengelolaan dana kas kecil haus dilakukan terpisah dengan pengelolaandana kas  pusat atau kasir umum. Dana kas kecil dikelola oleh seorang petugas yang disebut pemegan kas kecil dan bertanggung jawab atas penyimpanan dan pengunaan dana perusahaan tersebut.

Karakteristik Kas Kecil:

1.     Jumlahnya dibatasi, sesuai dengan rutinitas perusahaan

2.     Untuk membayar pengeluaran yang relatif kecil.

Contoh penggunaan Kas Kecil:

-          Pembelian perlengkapan kantor

-          Pembelian makan direksi

-          Pembelian bahan bakar driver

-          Jamuan tamu, dsb.

Dari contoh pengeluaran Kas Kecil diatas dapat disimpulkan bahwa Kas Kecil digunakan untuk pembayaran yang sifatnya relatif kecil dan perlu segera dibayarkan.

3.                      Tujuan Kas Kecil

Ada beberapa tujuan dibentuknya Kas Kecil, berikut diantaranya:

- Menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dialami oleh suatu bagian di kantor

- Menghindari cara pembayaran yang tidak ekonomis juga tidak praktis atas pengeluaran       yang jumlahnya relatif kecil dan mendadak.

- Meringankan beban staff karyawan dalam memberikan pelayanan secara maksimal kepada pelanggan juga termasuk kepada relasi bisnis pimpinan. 

- Mempercepat aktivitas atasan yang menggunakan dana secara mendadak dan juga tidak terencana sebelumnya.

4.                      Fungsi Kas Kecil

Berikut  beberapa fungsi Kas Kecil :

-         Melakukan pengeluaran kas yang kecil-kecil

-         Melakukan pengeluaran yang tidak bisa melalui cek atau giro bilyet.

-         Keamanan dari tindakan kejahatan, maka uang yang banyak disimpan dibank.

5.                      Sistem/Metode Pencatatan Kas Kecil

1.     Imprest Fund Method, berarti dana Kas Kecil yang ada di kasir nilainya sebesar tertentu dan saat pengisian kembali harus kembali sebesar tertentu tersebut. Misalnya suatu perusahaan menentukan Kas Kecil sebesar 5.000.000, selama 1 minggu pengeluaran sebesar 3.500.000, maka ketika Kasir mengajukan pengisian ulang Kas Kecil, jumlah yang diisikan adalah sebesar 3.500.000 tersebut. Untuk pengeluaran Kas Kecil metode Imprest Fund tidak dilakukan penjurnalan.

2.     Fluctuation Fund Method, metode ini tidak mengharuskan nilai tertentu sebagai batasan. Jika dengan contoh di metode imprest fund diatas pengisian harus sesuai yang dikeluarkan, tidak demikian dengan metode Fluctuation, Kas Kecil metode ini bisa diisi tidak sebesar yang dikeluarkan, bisa lebih besar atau lebih kecil dari saldo awal. Setiap pengeluaran Kas Kecil dilakukan penjurnalan.

6.                      Peralatan/Dokumen yang dibutuhkan

a.     Bukti Kas Keluar

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

b.   Cek

Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.

c.  Permintaan Pengeluaran Kas Kecil 

Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.

d.     Bukti Pengeluaran Kas Kecil 

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.

e.  Permintaan Kembali Dana Kas Kecil

Dokukmen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.

Contoh :

Tanggal 28 februari diisi kas kecil sebesar 15 juta selama bulan maret terjadi pengeluaran sebagai berikut :

1.     Tanggal 4 maret membayar ongkos taksi untuk perjalanan dinas sebesar 240.000 (b15)

2.     Tgl 18 maret membayar makan malam bersama client dengan total pengeluaran sebesar 1.250.000 (b25)

3.     Tgl 2 maret membayar tiket pesawat tujuan bali sebesar 2.150.000 (b5)

4.     Tgl 4 maret membayar hotel untuk penginapan selama 6 hari ke depan dengan biaya/hari sebesar 850.000 (b6)

5.     Tgl 9 maret membeli makanan ringan sebesar 540.000 (b17)

6.     Tgl 9 maret membayar ongkos taksi sebesar 310.000(b10)

7.     Tgl 16 maret membeli biaya pulsa untuk pimpinan sebesar 105.000 (b27)

8.     Tgl 11 maret membayar tiket pesawat tujuan bandung sebesar 2.150.000 (b33)

9.     Tgl 11 maret membayar ongkos taksi sebesar 340.000 (b21)

10. Tgl 11 maret membeli makanan ringan sebesar 230.000 (b35)

11. Tgl 13 maret membayar langganan koran pimpinan sebesar 95.000 (b19)

12.  Tgl 25 maret membeli biaya pulsa untuk pimpinan sebesar 205.000 (b44)

13.   Tgl 21 maret membeli alat tulis sebesar 150.000 (b50)

14. Tgl 20 maret membeli konsumsi untuk tamu pimpinan sebesar 395.000 (b11)

15. Tgl 22 maret membeli materai 10 buah @7.000 (b 40)

16.  Tgl 28 maret membayar ongkos kirim untuk pengiriman paket kepada client sebesar 24.000 (b52)

No.	Tanggal	No. Bukti	Keterangan	Debit	Kredit	Saldo
1	28/3/2016		sisa kas bulan maret 2016	2,676,000.00
2	1/4/2016		pengisian kembali kas untuk bulan april 2016	12,324,000.00		15,000,000.00
3	3/4/2016	b5	membeli tiket pesawat tujuan Bali		2,165,000.00	12,835,000.00
4	5/4/2016	b15	membayar ongkos taksi untuk perjalanan dinas		255,000.00	12,580,000.00
5	5/4/2016	b6	membayar hotel untuk penginapan selama 6 hari		5,790,000.00	6,790,000.00
6	10/4/2016	b17	membeli makanan ringan		1,555,000.00	5,235,000.00
7	10/4/2016	b10	membayar ongkos taksi		325,000.00	4,910,000.00
8	12/4/2016	b33	membayar tiket pesawat tujuan bandung		2,165,000.00	2,745,000.00
9	12/4/2016	b35	membeli makanan ringan		245,000.00	2,500,000.00
10	12/4/2016	b21	membayar ongkos taksi		355,000.00	2,145,000.00
11	14/4/2016	b19	membayar langganan koran pimpinan		110,000.00	2,035,000.00
12	17/4/2016	b27	membeli biaya pulsa untuk pimpinan		1,120,000.00	915,000.00
13	18/4/2016		pengisian kembali kas (metode imprest)	14,085,000.00		15,000,000.00
14	21/4/2016	b11	membeli konsumsi untuk tamu pimpinan		1,410,000.00	13,590,000.00
15	22/4/2016	b50	membeli alat tulis		165,000.00	13,425,000.00
16	23/4/2016	b40	membeli materai 15 buah		105,000.00	13,320,000.00
17	26/4/2016	b44	membeli biaya pulsa untuk pimpinan		220,000.00	13,100,000.00
18	29/4/2016	b52	membayar ongkos kirim untuk pengiriman 5 paket kepada client		120,000.00	12,980,000.00

SURAT KELUAR

Surat Keluar

1.          Pengertian

Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan ( Wursanto, 1991 :144 ). Dari pengertian menurut para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa surat keluar adalah surat-surat yang dikeluarkan/dibuat suatu organisasi/perusahaan untuk dikirimkan kepada pihak lain, baik perseorangan maupun kelompok. Selain dikirimkan kepada instansi lain, dapat juga dikirimkan kepada pihak yang bersangkutan dalam satu instansi, misalnya dikirimkan kepada bagian yang lainnya yang berada dalam instansi tersebut. Pada surat biasanya berisikan berupa pemberitahuan, undangan pertemuan/ rapat, undangan kerjasama ataupun jawaban (konfirmasi)dari surat yang telah dikirimkan sebelumnya. Pada surat juga ada yang berisikan mengenai perintah tugas.

2.          Fungsi dan kegunaan

1.    Sebagai alat tata usaha

2.    Sebagai media komunikasi tertulis

3.    Sebagai duta atau wakil penulis

4.    Sebagai alat bukti tertulis

5.    Sebagai pengukur / barometer dari kemajuan suatu instansi/ perusahaan

3.          Pengurusan Surat Keluar

1.     Sistem Buku Agenda

a.     Pembuatan konsep

Konsep surat sering disebut dengan draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer, untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi banyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.

b.     Persetujuan konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

c.     Pencatatan surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut.

d.     Pengetikan konsep surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

e.     Pemeriksaan pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apapun, walaupun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.

f.      Penandatanganan surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

g.     Pemberian cap dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda sahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

h.     Melipat surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Sementara itu, tembusannya atau lembar

Ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci  filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

i.       Menyampul surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

Perhatikan juga hal-hal berikut.

1.     Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.

2.     Cantumkan nomor surat bila diperlukan.

3.     Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul disebelah kiri.

4.     Perangko secukupnya. 

j.      Pengiriman surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, baik surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.

Hal yang perlu diperhatkan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

1.     jenis surat;

2.     informasi yang tercantum dalam surat;

3.     tujuan/alamat surat; 

4.     volume/banyaknya surat.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.

1.     Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yang dituju. Saat menyerahkan surat kepada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.

2.     Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos.

3.     Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).

4.     Melalui internet.

k.     Penyimpanan surat

Surat yang asli dikirimkan kepada alamat yang dituju, sedangkan tembusan atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip. Penyimpanan dilakukan dengan menggunakan sistem penyimpanan. Misalnya: sistem abjad, sistem subjek, sistem tanggal, sistem nomor, dan sistem wilayah.

Catatan:

1.     Setiap satu surat harus dibuat minimal dua lembar, satu untuk alamat yang dituju, dan lembar kedua untuk arsip.

2.     Apabila alamat/orang dituju jumlahnya banyak. Misalnya: surat edaran, maka surat cukup dibuat satu lembar saja, setelah ditandatangani kemudian diperbanyak dengan mesin pengganda, misalnya mesin fotokopi atau risograph, yang asli untuk arsip, salinannya untuk alamat yang dituju.

4. Proses Penemuan Kembali Surat

Langkah-langkah dalam penemuan kembali surat antara lain sebagai berikut:

1.    Mencari data arsip/surat yang akan dicari pada buku agenda.

2.    Setelah menemukan datanya, kemudian langsung mencari ke tempat arsip.

3.    Setelah ditemukan surat tersebut, lalu cocokan dengan kode dan perihalnya.

4.    Apabila surat tersebut sudah cocok dengan surat yang dicari, maka kemudian dapat diproses sesuai dengan apa yang dibutuhkan.

http://tutorialkuliah.blogspot.co.id/2013/07/pengertian-surat-pengolahan-surat-masuk.html

http://ritacimudt.blogspot.co.id/2014/11/pengertian-surat-masuk-dan-surat-keluar.html

https://yanarohyana.wordpress.com/category/articles/surat-dan-pengelolaan-surat/