ADMINISTRASI PERKANTORAN
1.
Pengertian
1.1 Pengertian Administrasi
Secara etimologis administrasi berasal dari bahasa latin yang terdiri dari
kata Ad yang artinya intensif dan menstraire yang berarti to serve (melayani).
Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha
yang besar atau yang kecil atau administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan
penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh kelompok orang dalam
kerjasama mencapai tujuan tertentu.
1.2 Pengertian Kantor
Istilah kantor berasal dari
bahasa Belanda yaitu “Kantoor” yang
di dalamnya memiliki berapa pengertian, diantaranya ada yang diartikan sebagai
tempat/ruang untuk melakukan pekerjaan tulis menulis, badan usaha/instansi,
atau gedung yang menjadi pusat kegiatan ketatausahaan.
1.1.1
Pengertian Menurut Para Ahli
•
Menurut George R Terry pada tahun 1966 menerangkan bahwa administrasi
perkantoran adalah suatu perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian
pekerjaan sebuah perkantoran serta menjadi penggerak kepada mereka yang menjalankannya
agar tujuan yang telah ditetapkan dapat tercapai.
•
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KKBI), administrasi adalah usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan
serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi, usaha dan kegiatan
yang berkaitan dengan penyelenggaraan kebijakan untuk mencapai tujuan, kegiatan
yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan, kegiatan kantor dan tata
usaha.
•
Menurut Arthur Grager pada tahun 1958, administrasi perkantoran adalah memiliki
fungsi pada tata penyelenggaraan terhadap pelayanan dan komunikasi warkat dari
sebuah organisasi.
•
Menurut WH EVANS pada tahun 1963 menerangkan bahwa administrasi perkatoran
adalah fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap
pengoperasian perusahaan tentang adanya pengolaan bahan keterangan, ingatan,
dan komunikasi organisasi.
•
Menurut Institute of Administrative Management di pertengahan 1990 an, menyebutkan bahwa manajemen
perkantoran merupakan salah satu cabang ilmu manajemen yang berfokus di layanan
untuk bisa memperoleh, mencatat dan menganalisis segala informasi baik itu
merencanakan maupun mengkomunikasikannya yang berguna dalam mengamankan suatu
aset organisasi serta mempromosikan layanan administrasi tersebut secara
sendiri dalam mencapai tujuan organisasi.
1.1.2
Pengertian
Administrasi Perkantoran Secara Umum
Pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa manajemen
perkantoran adalah suatu rangkaian tindakan dalam merencanakan, mengorganisasikan,
mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan sampai menyelenggarakan dengan tertib
pada pekerjaan administrasi perkantoran (Quible, 2001) untuk bisa menunjang
pada tercapainya tujuan organisasi tersebut.
2. Fungsi
Administrasi Perkantoran
•
Fungsi Rutin yaitu suatu fungsi administrasi perkantoran
yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup pada pengarsipan, penggandaan
dan lain-lain. Biasanya fungsi rutin dilakukan oleh para staf administrasi yang
mesti bertanggung jawab atas aktivitas administrasi dalam sehari-hari.
•
Fungsi Teknis yaitu suatu fungsi yang memerlukan pendapat,
keputusan dan keterampilan dalam perkantoran yang memadai, semisal mengetahui
penggunaan beberapa software. Fungsi teknis ini terkadang dilakukan oleh para
staf administrasi yang berada dalam departemen Teknologi Informasi.
•
Fungsi Analisis, yaitu fungsi pada administrasi perkantoran
yang memerlukan pemikiran yang kreatif dan kritis dengan disertai oleh adanya
kemampuan dalam mengambil keputusan seperti dalam membuat dan menganalisasi
suatu laporan maupun dalam membuat keputusan untuk pembelian. Fungsi analisis
ini biasanya akan dilakukan oleh seorang asesiten manajer yang punya tanggung
jawab dalam mendukung keputusan yang dibuat oleh atasannya.
•
Fungsi Interpersonal, yaitu fungsi pada administrasi perkantoran
yang membutuhkan suatu penilaian dan analisis menjadi dasar dalam mengambil
keputusan serta keterampilan yang berkaintan dengan orang lain semisal
mengoordinasikan kepada tim proyek. Fungsi interpersonal ini terkadang
dilakukan oleh para staf administrasi sebagai jenjang karir sebelum naik
jabatan menjadi manajer dalam suatu organisasi.
•
Fungsi Manajerial yaitu fungsi administrasi perkantoran yang
memerlukan perencanaan, pengoraganisasi, pemotivasian dan pengukuran semisal
pembuatan anggaran, staffing dan bertanggung jawab mengevaluasi karyawan.
Biasanya untuk fungsi manajerial akan dilakukan oleh para staf yang setingkat
dengan manajer yang akan bertanggung jawab akan pelaksanaan sistem dan prosedur
dalam administrasi suatu organisasi.
3. Tujuan
Administrasi Perkantoran
Adapun tujuan dari administrasi perkantoran yaitu:
•
Menangani
segala keluhan dari pelanggan atau pertanyaan yang berasal dari pelanggan
mengenai prosedur dan kebijakan.
•
Mengawasi
segala pekerjaan kantor dan administrasi untuk dapat memastikan adnaya
kepatuhan terhadap ditegakkannnya standar kualitas, tenggat waktu dan adanya
prosedur yang tepat.
•
Memberikan
karyawan suatu bimbingan dalam menangani segala permasalahan yang sulit atau
rumit atau didalam menyelesaiakan suatu perselisihan.
•
Menerapkan
suatu kebijakan dalam perusahaan atau departemen dan memberikan standara
pelayanan didalam hubungannya dengan manajemen.
•
Mendiskusikan
suatu masalah prestasi kerja kepada karyawan untuk bisa mengidentifikasi
penyebab dan segala permasalahan dan berusaha untuk dapat menyelesaikan permasalahan
tersebut.
•
Melatih
atau memberikan perintah kepada karyawan untuk menjalankan tugas atau kerjaan.
•
Membuat
laporan yang berhubungan dengan adanya kegiatan seperti penggajian, produksi
atau pengiriman yang bertujuan untuk memverifikasi dan memantau kegiatan kerja
dan berupaya mengevaluasi kinerja.
•
Merekrut
karyawan, wawancara dan memlihnya.
•
Menafsirkan
dan berupaya mengomunikasikan segala prosedur kerja dan kebijakan perusahaan
kepada para staff.
4.
Unsur-Unsur Administrasi Perkantoran
Menurut The Liang Gie dalam bukunya
Administrasi Perkantoran Modern, administrasi merupakan suatu kebulatan proses
penyelenggaraan yang mengandung delapan unser administrasi, yaitu
pengorganisasian, manajemen, tata hubungan, kepegawaian, keuangan, perbekalan,
tata usaha, dan perwakilan. Kedelapan unsur tersebut saling berkaitan dan yang
delakukan oleh sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Untuk
lebih jelasnya simak uraian berikut.
•
Pengorganisasian
Pengorganisasian merupakan rangkaian perbuatan menyusun suatu kerangkan
organisasi yang menjadi wadah atau tempat bagi setiap kegiatan dalam usaha
kerja sama mencapai tujuan yang telah ditentukan.
•
Manajemen
Manajemen merupakan rangkaian perbuatan menggerakkan karyawan-karyawan
dan mengerakkan segenap fasilitas kerja agar tujuan kerja sama yang telah
ditetapkan benar-benar tercapai.
•
Tata hubungan
Tata hubungan merupakan rangkaian perbuatan menyampaikan warta dari saru
pihak ke pihak lain dalam usaha kerja sama.
•
Kepegawaian
Kepegawaian merupakan rangkaian perbuatan mengatur dan mengurus tenaga
kerja yang diperlukan dalam usaha kerja sama.
•
Keuangan
Keuangan merupakan rangkaian perbuatan mengelula segi-segi pembelanjaan
dalam usaha kerja sama.
•
Perbekalan
Perbekalan merupakan rangkaian perbuatan mengadakan, mengatur pemakaian,
mendaftar, memelihara sanpai menyingkirkan segenap perlengkapan yang sudah
tidak diperlukan dalan usaha kerja sama.
•
Tata usaha
Tata usaha merupakan rangkaian perbuatan menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan
dalam usaha kerja sama.
•
Perwakilan
Perwakilan merupakan rangkaian perbuatan menciptakan hubungan baik dan
berusaha memperoleh dukungan dari masyarakat sekitar terhadap usaha kerja sama
yang dilakukan.
5. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
1. Kegiatan kantor
Kegiatan kantor di setiap perusahaan bebeda antara satu
dengan lainnya. Semakin luas tujuan yang ingin dicapai oleh sebuah perusahaan,
akan semakin besar pula kegiatan perkantoran yang dilakukan. Kegiatan pekerjaan
kantor pada umumnya terdiri dari kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan
kegiatan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian
perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating), dan
pengawasan perkantoran (office controling) atau sering disingkat POAC. Untuk
lebih jelasnya simak uraian berikut ini.
a. Perencanaan Perkantoran (office planning)
Perencanaan perkantoran adalah proses menentukan arah
kegiatan kantor dengan cara meninjau kembali faktor-faktor yang mempengaruhi
tercapainya tujuan kantor.Perencanaan perkantoran meliputi:
1) Perencanaan
gedung
2) Tata ruang
kantor
3) Penerangan/cahaya
4) Ventilasi
5) Perlengkapan
peralatan dan perabotan kantor
6) Metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
7) Anggaran
(budgeting) perkantoran
8) Standar
kualitas kerja
9) Sistem
informasi dan telekomunikasi
b. Pengorganisasian Perkantoran (office organizing)
Pengorganisasian perkantoran adalah pengaturan berbagai
macam fungsi organisasi denga pelaksanaan yang melaksanakan fungsi-fungsi
organisasi tersebut, meliputi:
1) Pembagian
tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan
2) Pemeliharaan
hubungan kerja yang baik denga atasan ataupun bawahan
3) Penyediaan
peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai denga jenis pekerjaan untuk
memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan.
c. Pengarahan perkantoran (office
actuating)
Pengarahan perkantoran adalah suatu kegiatan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan
target dan sasaran yang telah ditentukan serta untuk menciptakan lingkungan
kerja yang sehat dan dinamis. Pengarahan perkantoran meliputi:
1) Penggunaan
teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan
2) Penggunaan
teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan
3) Pemberian
bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi
kesulitan dalam pekerjaan
4) Penyatuan
visi misi karyawan dan organisasi
5) Perancangan
cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan
dengan bawahan dapat bejalan lancar
6) Penggunaan
tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan
d. Pengawasan Perkantoran (office controlling)
Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa
sasaran dan hal yang telah direncanakan berjalan sesuai dengan harapan atau
target.
Objek pengawasan perkantoran meliputi:
1) Penggunaan
peralatan dan perabot kantor
2) Metode-metode
dan standarisasi pekerjaan kantor
3) Kualitas
pekerjaan kantor
4) Waktu
5) Biaya
perkantoran
2. Sarana
dan fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan di atas, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam suatu bangunan. Di mana didalamnya dilaksanakan kegiatan tata usaha atau dilakukan kegiatan-kegiatan manajemen maupun berbagai tugas dinas lainnya. Pengertian ini jika dikembangkan menjadi “perkantoran” akan mengandung arti “kantor beserta semua sarana yang saling terkait di dalamnya”, yaitu lokasi kantor, gedung, peralatan, interior dan mesin-mesin kantor. Untuk lebih jelasnya, simak uraian berikut :
a. Lokasi Kantor
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor,
antara lain :
1) Faktor keamanan
2) Faktor lingkungan
3) Faktor harga
b. Gedung
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan gedung, antara
lain :
1) Gedung menjamin keamanan dan
kesehatan karyawan
2) Gedung memiliki fasilitas yang
memadai
3) Harga gedung yang kompettif
seimbang dengan biaya dan keuntungan
c. Peralatan
Peralatan digolongkan dalam dua kelompok, yaitu sebagai berikut
1) Perabotan kantor (office
furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci dan sebagainya yang terbuat
dari kayu, besi atau apapun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam
setiap kantor.
2) Perbekalan kantor (office
suplies) seperti kertas, pena, tintaprinter, penghapus dan peralatan habis
pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang
pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi,
plafon, jendela dan hiasan kantor.
e. Mesin-Mesin Kantor
Dalam perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan perencanaan
mesin-mesin kantor yang akan dipergunakan. Hal ini disesuaikan dengan prosedur
kerja, metode kerja, dan kebutuhan interior.
Sumber
Tidak ada komentar:
Posting Komentar